Apa Manfaat Penerepan ISO 9001?

Hampir di setiap kesempatan mengisi training pengenalan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001, pimpinan puncak atau stakeholder pasti menanyakan apa manfaat penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 untuk mereka selaku pimpinan puncak dan penentu kebijakan. Ini dikarenakan mereka memahami bahwa ISO 9001 hanya sekedar membenahi administrasi perusahaan saja.

Padahal, jika penerapan ISO 9001 bisa dioptimalkan, ISO 9001 akan menjadi alat yang powerfull untuk mengukur performa perusahaan. Bila ditanya demikian, biasanya, kami akan balik bertanya: “Baik, Bapak direktur yang terhormat. Apakah kinerja perusahaan Bapak tahun ini lebih baik dibandingkan tahun lalu?”. Kebanyakan mereka akan terdiam dan berpikir, parameter apa yang akan mereka gunakan dalam rangka mengukur kinerja perusahaan. Pada akhirnya, hanya sebagian yang bisa menjawab, meskipun satu-satunya parameter yang diandalkan hanyalah seputar uang dan uang.

Ya! Meski kita tidak mengesampingkan pentingnya keuntungan dalam berbisnis, akan tetapi apakah sah bila kita mengukur kinerja perusahaan hanya dari sales revenue yang meningkat?

Padahal, peningkatan pendapatan dari tahun ke tahun didukung dengan banyak faktor dan tidak melulu soal kinerja yang meningkat. Betapa banyak perusahaan yang tata kelola administrasinya biasa-biasa saja, tidak berubah dari tahun ke tahun, namun keuntungannya meningkat dari tahun ke tahun yang lebih disebabkan karena kesuksesan tim marketing atau ada faktor lain di luar perusahaan yang sedang bagus seperti iklim ekonomi yang kondusif, meningkatnya daya beli masyarakat, dan sebagainya.

Artinya, menjadikan peningkatan pendapatan sebagai satu-satunya parameter penilaian kinerja perusahaan tidaklah Adil. Karena perusahaan bukan cuma marketing, tapi ada divisi HRD, operasional, produksi, gudang, dan divisi lain sebagai satu kesatuan.

Sistem manajemen mutu ISO 9001 setidaknya menyediakan 5 parameter yang bisa digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan. Kelima parameter  tersebut adalah:

1. Survey Kepuasan Pelanggan

Mengabaikan kepuasan pelanggan sama artinya membiarkan perusahaan di tepi jurang kehancuran. Banyaknya pesaing yang bermunculan, menuntut perusahaan untuk bisa memberikan produk atau pelayanan yang memiliki nilai tambah dibanding perusahaan pesaing.

Oleh karena itu, ISO 9001 mewajibkan perusahaan untuk melakukan survey kepuasan pelanggan secara berkala demi mengetahui kualitas produk atau pelayanan kita di mata pelanggan.

Dengan mengadakan survey, perusahaan bisa mengetahui strength dan weakness point perusahaan sehingga perusahaan bisa berbenah. Dengan membandingkan hasil survey tiap tahunnya, tentu perusahaan dapat membandingkang kinerja dari tahun ke tahun.

2. Keluhan Pelanggan

Parameter kedua yang bisa digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan adalah keluhan pelanggan. ISO 9001 mewajibkan perusahaan untuk mencatat, menindaklanjuti, dan memonitor keluhan pelanggan.

Dengan begitu, perusahaan dapat dengan mudah mengevaluasi kinerja perusahaannya dan memberikan perbaikan yang memuaskan bagi pelanggan. Keluhan yang ditindaklanjuti sama saja membiarkan pelanggan setia Anda meninggalkan Anda.

Baca Juga : 

3. Audit Internal

Tidak ada yang menjamin sistem yang Anda rancang dengan baik di awal akan berjalan mulus ketika sudah sampai pada level pelaksana. Oleh karena itu, konsep PDCA (Plan-D0-Check-Action) sangat penting untuk diterapkan.

ISO 9001 mewajibkan perusahaan melakukan kegiatan audit internal sebagai bentuk pelaksanaan “Check” dari konsep PDCA. Dengan melakukan audit internal, akan diketahui masalah apa yang sering dialami oleh masing-masing divisi termasuk divisi mana yang paling banyak bermasalah. Dengan demikian, perbaikan sistem dapat dilakukan secara menyeluruh.

4. Pengendalian Produk Tidak Sesuai

Selama menjadi konsultan ISO untuk beberapa perusahaan, seringkali kami mendapati pimpinan puncak yang hanya memikirkan hasil dan hasil. Baginya yang terpenting adalah target produksinya tercapai dan sampai tepat waktu di tangan pelanggan. Tidak peduli untuk mencapai target, berapa banyak barang reject yang dihasilkan dan pengulangan pekerjaan yang dilakukan. Hasilnya, produktifitas sangat jauh dari kata efisien.

Sikap semacam ini tentu membuang banyak waktu, biaya, dan tenaga. ISO 9001 mewajibkan perusahaan  membuat standar mutu produk untuk kemudian dibuatkan standar pemeriksaan produk. Ini harus dilakukan untuk memastikan produk yang dihasilkan benar-benar telah sesuai dengan spesifikasi yang diperyaratkan baik oleh perusahaan, regulasi, maupun pelanggan.

Dengan menetapkan standar ini, pelaksana di lapangan dapat dengan mudah menetapkan mana produk yang lulus pemeriksaan dan yang ditolak. Selain itu, ISO 9001 juga mewajibkan untuk mencatat dan melaporkan semua jenis ketidaksesuaian produk untuk kemudian direkapitulasi dan dianalisis agar bisa diketahui berapa persen efesiensi produksi.

5. Pencapaian Sasaran Mutu

Sasaran mutu adalah target kerja yang ditetapkan untuk setiap divisi. Biasanya, perusahaan yang belum menerapkan sistem manajemen dengan baik cenderung hanya memberikan target untuk divisi tertentu saja, terutama divisi yang “menghasilkan uang” atau “menghabiskan uang”.

Sebut saja misalnya divisi sales/ marketing dan divisi produksi. Divisi lain apalagi divisi supporting seperti HRD/SDM/Personalia dan Purchasing dibiarkan bekerja tanpa target! Sedangkan ISO 9001 mewajibkan pimpinan puncak untuk menetapkan target untuk seluruh divisi. Karena perusahaan wajib memandang seluruh divisi yang ada sebagai satu kesatuan yang semuanya memiliki sumbangsih dalam memajukan perusahaan.

Kesimpulan

Dengan membandingkan 5 parameter di atas, maka manajemen puncak dapat mengukur kinerja perusahaannya secara meyakinkan.

Seorang Direktur atau CEO dapat dengan meyakinkan berkata, “Melihat sales revenue yang meningkat, hasil survey kepuasan yang meningkat, penurunan keluhan pelanggan yang signifikan, temuan audit internal yang semakin sedikit, efesiensi produksi yang semakin bagus, dan pencapain target yang hampir 100%, maka Saya menilai kinerja tahun 2022 jelas lebih baik dibanding 2021!”.

Demikianlah artikel singkat kami tentang manfaat penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 untuk pimpinan puncak. Semoga bermanfaat!

Khairul Umam, S.T, B.A, MBA

Multiple Training & Consulting
Konsultan ISO 9001
Jalan Tanah Abang I No. 11 F Jakarta Pusat 10160
Email : [email protected]
Telp : (021) 3890 1773
Fax : (021) 352 39 82
Whatsapp : 081 6888 476 – 081 (MUTU ISO)